Hadir dalam rapat tersebut berbagai pihak, antara lain perwakilan Kapolsek Serbelawan yang diwakili Kanit Sabhara, massa, perwakilan Danramil 05 Serbelawan R. Siregar, Lurah Serbalawan Lasma Damanik, serta Pangulu dari beberapa nagori seperti Bandar Selamat, Dolok Tenera, Dolok Ilir I, dan Bahung Huluan.
Juga hadir perwakilan perusahaan perkebunan seperti PT Bridgestone yang diwakili Manajer HRD Moman Triandah, PTPN IV Kebun Dolok Ilir yang diwakili APK Rusdianto, PMT yang diwakili Sri Mas Fatmawati, serta PKS Dolok Ilir yang diwakili Hanum Dwi Kurnia. Selain itu, ada juga perwakilan ormas kecamatan dan para tokoh masyarakat di Dolok Batu Nanggar.
Sebelum rapat koordinasi dimulai, dilakukan peninjauan langsung di titik lokasi banjir dan penyisiran Sungai Sikkam hingga sampai ke PLTA Bahbolon Nagori Dolok Ilir I.
Hasil rapat kemudian menyimpulkan beberapa upaya penanggulangan banjir yang akan dijalankan lebih lanjut, antara lain meminta pihak PTPN IV Kebun Dolok Ilir untuk mengaktifkan kembali program buka tutup pintu Air Dam I Kanalan dan Dam Layangan di Nagori Dolok Ilir I Huta Bahbolon.
Selain itu, pihak PT Bridgestone akan membuat kembali sumur resapan air (Tulang Ikan) yang ada di kebun mereka. Sementara itu, pihak PMT Dolok Ilir bersedia meminjamkan Alat Kotrek yang berguna untuk mengangkat pintu air bendungan di Nagori Dolok Ilir I agar bisa dipungsikan kembali dan berfungsi dengan baik.
